Le guide Dahub pour vous aider à définir vos priorités lors d’une migration de données

Première étape : Évaluer les données déjà en ma possession avant la migration

Une migration de données peut être onéreuse et chronophage, d’où la contrainte de conserver le plus longtemps possible le même système d’information vieillissant. Vous avez sûrement de vieilles données qui dorment depuis quelques années et qui ne sont pas forcément à jour.

Migrer des données de mauvaise qualité a des conséquences et peut entraîner une mauvaise diffusion de l’information, des pertes de temps, des surcoûts de gestion…

Ainsi, ne prenez pas ce virage numérique trop serré et assurez ce passage dans les meilleures conditions.

Cette transition est l’occasion idéale de faire un grand nettoyage de votre base de données.

Garantir une qualité optimale de votre base de données

Pour migrer correctement vos données, il est essentiel de connaître et comprendre les données à migrer en termes de volume et de contenu.

Ne manquez pas l’opportunité de trier et nettoyer avant d’intégrer vos données dans le nouvel SIT : cela permettra de réduire le temps, le coût et la charge de travail.

→ Déterminer la pertinence des offres concernées (qualité)

Considérer cette première étape comme un grand nettoyage de printemps ! Améliorer la qualité de sa base de données consiste dans un premier temps à faire un inventaire :

➡️ Détecter des informations erronées et obsolètes : Inutile de conserver et transférer dans le nouvel SIT les périodes tarifaires de 2017 par exemple…

➡️ Trouver et supprimer les doublons.

→ Définir un périmètre et identifier le format du SIT cible

Effectuer ce tri préliminaire permet de poser un périmètre. Qu’est-ce que ça veut dire ?
Posez-vous les questions suivantes :

➡️ Quelles sont les informations que je suis prêt à perdre ?

➡️ Est-ce que les champs sélectionnés sont compatibles dans les champs du SIT cible ?

➡️ Quels sont les champs d’informations indispensables à prendre en compte ?

Après avoir répondu à ces questions, vous aurez déterminé les contenus qui seront une priorité pour vous à transférer.  

L’opportunité d’une campagne de mise à jour simplifiée

Pourquoi ne pas profiter des solutions d’un partenaire comme Uska pour justement arriver dans le nouveau système avec une base de données qualifiées ?

Pour vous accompagner au mieux dans la gestion de vos données, pendant votre migration, nous vous proposons notre expertise !

1- Lancer une campagne automatisée en partant d’une base de données source pas forcément à jour

2- Récupérer des informations adaptées et qualitatives de façon immédiate

3- Transférer les dans la nouvelle base de données cible

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Bingo ! Vous n’avez pas à vous préoccuper du travail de mise à jour, vous gagnez du temps pour former vos équipes et la base de données dans laquelle vous arrivez contient déjà plus d’informations qu’auparavant avec le bon format.

Le plus + : Nos experts peuvent même faire vérifier automatiquement et en temps réel certains contenus sans prendre contact avec vos socio professionnels. Comment ?

Uska a en sa possession des robots ultra-performants qui sont déployés sur le web afin de capter les informations que les prestataires touristiques ont publiées en ligne. Ainsi, obtenez les horaires d’ouverture, les informations de localisation, les moyens de contacts sur les réseaux sociaux des professionnels sans même les solliciter.

Vous obtenez des données actualisées au sein de votre nouvelle base de données. Un gain de temps considérable pour vous et les professionnels du tourisme qui n’ont pas besoin de saisir l’information mais seulement la vérifier !

Deuxième étape : Migrer mes données vers le nouvel SIT

À cette étape-là, il est fort probable que vous vous demandiez comment votre site internet, vos brochures, vos applications mobiles… vont continuer à bien fonctionner alors que vous allez passer d’une base de données source vers une base de données cible.

Tout l’enjeu maintenant, c’est de ne pas avoir de rupture de service. Plus clairement, il faut à tout prix avoir les bonnes informations sur les bons outils de communication.

Vous y avez pensé ? Une fois que vous avez migré les données, est-ce que votre site internet sera déjà connecté au nouvel SIT ? Et si ça dure 3 mois, comment faites-vous ? Vous faites de la double saisie pendant 3 mois et dans les 2 bases ?

L’enjeu principal dans cette deuxième étape est la gestion de projet.  Quelles sont les stratégies possibles pour migrer mes données sans impacter mes outils de communication ?

➡️ La stratégie Big Bang, comme on l’appelle dans le jargon, consiste à effectuer simultanément la migration des données vers la base de données cible et de reconnecter tous les outils de communication à celle-ci.
À noter que le risque de mauvaise synchronisation est important et peut engendrer une rupture de service plus ou moins longue.
À privilégier si vous disposez d’une équipe réactive et organisée.

➡️ La migration progressive, consiste dans un premier temps une migration du SIT puis dans un second temps une migration du site internet. Et pendant la transition, vous devez saisir les informations dans les deux systèmes d’information. Attention à l’effort à consentir sur la double saisie !
Combien de temps êtes-vous prêt à faire cette double saisie ?

➡️ L’appel à un prestataire technique qui peut mettre en place une recopie automatique afin que le changement puisse se faire lentement, sans temps d’arrêt. Il vous offre la garantie d’avoir une information quasi équivalente pendant le laps de la migration entre l’ancien et le nouvel SIT.

La recommandation de Uska : Discutez avec votre prestataire et assurez-vous qu’il vous accompagne et vous explique clairement la planification et la durée de la migration.

Troisième étape : Et après ?

Ça y est ! Bravo, vous avez réussi la migration de vos données vers votre nouvel outil. Une dernière question peut se poser : Êtes-vous sûr que votre nouvelle base de données soit vraiment représentative de l’offre touristique de votre territoire ?

Comment identifier toutes les activités touristiques sur mon territoire ?

Comment détectez-vous les nouveaux prestataires touristiques installés sur votre territoire ? Quelles ressources humaines déployez-vous pour ce genre de mission ? Quelles solutions mettre en place pour réaliser efficacement et sans effort la veille et la sollicitation individuelle de vos pros ?

Des questions essentielles à se poser pour s’assurer de posséder une base de données à jour et les ressources nécessaires pour améliorer l’attractivité de son territoire.

Maintenant que vous êtes dans un nouvel outil : est-ce qu’il ne serait pas temps de gagner en exhaustivité et en efficacité. Sachez qu’il existe des solutions 100% connectées qui peuvent vous permettre d’automatiser sans effort la prospection de nouvelles activités sur le territoire.

Uska propose des prestations de recensement de l’offre touristique pour faire l’état des lieux de l’ensemble des données des prestataires qui sont présents sur votre territoire et susceptibles de vous intéresser.

L’enjeu c’est que vous obteniez un listing de prospection et que vous preniez contact avec tous ces nouveaux professionnels afin que votre base de données soit d’autant plus complète et représentative de votre territoire.

Maintenir à jour et au fil de l’eau les informations sans perdre de temps

Enfin, la dernière étape est de suivre les évolutions de vos offres sur votre territoire et pour ça vous allez devoir fournir un effort de mise à jour de vos données régulier de manière à diffuser des informations de qualité.
C’est bien souvent le sujet le plus chronophage pour les offices de tourisme.

Découvrez quel regard nous portons sur ce challenge et quelles sont les solutions qui peuvent vous êtres apportés dans le prochain article.

Vous avez migrer vos données vers votre nouvel SIT ! Découvrez dans le prochain article comment maintenir à jour vos données !

Vous souhaitez franchir le pas vers la collecte de données automatique ? Demandez-nous une démonstration de l’outil Dahub !